SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
uzavřená dle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických
osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení
směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“)
SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Předmět a účel smlouvy
1.1. Odesílatel (dále jen jako „Správce“) a Zásilkovna (dále jen jako „Zpracovatel“ nebo
„Zásilkovna“) na základě smluvního vztahu, jehož je tato smlouva přílohou, spolupracují
v oblasti obstarání přepravy Zásilek z Místa odeslání do Místa doručení, včetně provedení
dalších úkonů s přepravou souvisejících (dále jen „Služby“).
V rámci této spolupráce dochází či může docházet k předání osobních údajů Příjemců,
kdy účel jejich zpracování a finanční prostředky (jako součást ceny za Služby na takové
zpracování) určuje a poskytuje Správce a Zpracovatel osobní údaje pro Správce dále
zpracovává, a to výhradně za účelem obstarání doručení Zásilky dle uzavřené smlouvy
se Správcem, a v mezích této smlouvy o zpracování osobních údajů (dále jen
„Smlouva“).
2. Zpracování osobních údajů
2.1. Zásilkovna vystupuje jako zpracovatel osobních údajů pro správce osobních údajů -
Odesílatele a je pro něj oprávněna zpracovávat následující osobní údaje Příjemců:
• jméno a příjmení;
• kontaktní údaje
o adresa
o e-mailová adresa;
o telefonní číslo;
• informace o identifikaci zásilky v nezbytném rozsahu
(dále jen „Osobní údaje“)
2.2. Zpracovatel pro správce nezpracovává žádné zvláštní kategorie osobních údajů.
2.3. Zpřístupnění Osobních údajů probíhá tak, že Zpracovatel zajistí Správci přístup do
Informačního systému, ve kterém je umístěna databáze určená pro shromažďování výše
uvedených Osobních údajů za účelem umožnění poskytnutí Služeb.
2.4. Správce do Informačního systému spolu s vložením elektronických dat o Zásilce uvede
také Osobní údaje, které jsou pro umožnění poskytování Služeb Zpracovatelem
nezbytné. Zpracovatel zpřístupní Správci přístup do rozhraní Informačního systému na
Příloha č. 5
Obchodních podmínek Zásilkovna s.r.o.
Smlouva o zpracování osobních údajů
2
základě provedení registrace přes rozhraní umístěné na webové adrese
https://www.zasilkovna.cz/login
2.5. Zpracovatel osobní údaje zpracuje pouze za účelem umožnění poskytnutí Služeb.
Správce je oprávněn rozšířit účel zpracování v souladu se zákonem, kdy pokyn k dalšímu
zpracování lze Zpracovateli sdělit pouze písemnou formou – za tu se považuje rovněž emailová
komunikace smluvních stran adresovaná oprávněným osobám.
3. Práva a povinnosti smluvních stran
3.1. Zpracovatel se zavazuje přijmout technická, organizační a jiná opatření, jež mají zamezit
neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům, jejich změně, zničení,
ztrátě či jinému neoprávněnému nakládání s Osobními údaji. Zpracovatel se zavazuje
zejména:
a) používat zabezpečený přístup do PC, kdy přístupy do PC budou známy pouze
Zpracovateli;
b) používat zabezpečený přístup do databáze osobních údajů, přístupy je povinen
Zpracovatel zadávat tak, aby nebyly zobrazeny, neukládaly se, nebyly
zpřístupněny třetí osobě;
c) užívat vhodné prostředky zabezpečení, např. šifrování či jiné vhodné a potřebné
prostředky vždy v závislosti na konkrétním jednání a datech;
d) neumožnit přístup k údajům třetím osobám, pokud tento přístup nebude písemně
schválen Správcem nebo neplyne z této Smlouvy;
e) dodržovat mlčenlivost ohledně údajů.
3.2. Zpracovatel se zavazuje taktéž:
a) zpracovávat Osobní údaje pouze v takové podobě, v jaké mu byly předány
Správcem;
b) zpracovávat pouze Osobní údaje za účelem vymezeným touto Smlouvou a pouze
v rozsahu nutném pro naplnění tohoto účelu;
c) nesdružovat Osobní údaje, které byly získány k rozdílným účelům;
d) uchovávat Osobní údaje pouze po dobu, která je uvedena v informační povinnosti
nebo v souhlasu Příjemce, není-li to v rozporu se Zpracovatelovými oprávněnými
zájmy.
3.3. Zpracovatel i Správce jsou povinni zajistit, aby zaměstnanci a jiné osoby Zpracovatelem
pověřené ke zpracování Osobních údajů tyto zpracovávaly jen v rozsahu a za účelem dle
této Smlouvy a dle Nařízení.
3.4. Zpracovatel se zavazuje na výzvu Správce opravit, aktualizovat, smazat nebo přemístit
Osobní údaj dle pokynu Správce bez zbytečného odkladu od takové výzvy.
Příloha č. 5
Obchodních podmínek Zásilkovna s.r.o.
Smlouva o zpracování osobních údajů
3
3.5. V případě, že námitka subjektu údajů dle čl. 21 odst. 1 Nařízení určená Zpracovateli bude
shledána oprávněnou, zavazuje se Zpracovatel odstranit neprodleně od písemné výzvy
Správce závadný stav. Za písemnou se považuje rovněž emailová komunikace stran.
3.6. Zpracovatel je povinen při plnění povinností ze Smlouvy postupovat s odbornou péčí, řídit
se pokyny Správce a jednat v souladu se zájmy Správce. Pokud Zpracovatel zjistí, že
Správce porušuje povinnosti Správce uložené Nařízením, je povinen tuto skutečnost
Správci neprodleně oznámit.
3.7. Správce souhlasí s tím, že Zpracovatel je oprávněn pověřit zpracováním osobních údajů
dalšího zpracovatele bez dodatečného výslovného konkrétního povolení Správce (dále
jen „Podzpracovatel“).
Všichni Podzpracovatelé zpracovávají Osobní údaje Příjemců pouze v minimálním
rozsahu, který je nezbytný pro naplnění smlouvy – tedy obstarání a poskytnutí Služby.
Pokud je to možné, pracují Podzpracovatelé místo Osobních údajů pouze
s pseudonymizovanými osobními údaji sloužící k identifikaci Příjemce, jako je např.
přidělené číslo Zásilky.
Má-li Zásilka Místo doručení mimo území EU, souhlasí Odesílatel s předáním Osobních
údajů Podzpracovateli se sídlem mimo území EU.
Zpracovatel momentálně využívá následující Podzpracovatele:
a) subjekty, které jsou označeny jako Společní správci v čl. 10.1 Podmínek;
b) Informační systém provozovaný společností packeta s.r.o., IČ: 03672395;
c) Dopravce, jejichž služby jsou potřebné pro poskytování jednotlivých Služeb;
d) Výdejní místa (seznam konkrétních výdejních míst dostupný zde), jejichž služby jsou
potřebné pro poskytování Služeb;
e) Další podzpracovatelé, jejichž využití je potřebné pro poskytování Služeb.
Zpracovatel informuje Správce o veškerých Podzpracovatelech, které zamýšlí pověřit
zpracováním osobních údajů a poskytne tak Správci příležitost vyslovit vůči přijetí těchto
Podzpracovatelů námitky.
Nevyjádří-li Správce své námitky vůči Podzpracovatelům, je Zpracovatel oprávněn
Podzpracovatele zpracováním osobních údajů pověřit. Námitky je Správce oprávněn
vyjádřit jen do předání Zásilky k obstarání přepravy Zpracovateli a vyjádření námitek dle
předchozí věty má stejné účinky jako odstoupení od smlouvy ze strany Správce ve vztahu
ke konkrétní Zásilce, které se námitky vůči Podzpracovatelům týkají.
Pokud Zpracovatel zapojí Podzpracovatele, aby provedl určité činnosti zpracování, musí
být tomuto Podzpracovateli uloženy na základě smlouvy stejné povinnosti na ochranu
Příloha č. 5
Obchodních podmínek Zásilkovna s.r.o.
Smlouva o zpracování osobních údajů
4
osobních údajů, jaké jsou uvedeny v této Smlouvě a v Nařízení. Neplní-li uvedený
Podzpracovatel své povinnosti v oblasti ochrany údajů, odpovídá Správci za plnění
povinností dotčeného Podzpracovatele Zpracovatel.
3.8. Zpracovatel se zavazuje poskytnout Správci veškeré informace potřebné k doložení toho,
že byly splněny povinnosti stanovené touto Smlouvou nebo Nařízením týkající se
osobních údajů.
3.9. Smluvní strany se zavazují poskytnout si vzájemně veškerou potřebnou součinnost a
podklady pro zajištění bezproblémové a efektivní realizace této Smlouvy, a to zejména v
případě jednání s Úřadem na ochranu osobních údajů nebo s jinými veřejnoprávními
orgány.
4. Mlčenlivost
4.1. Zpracovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných Osobních údajích,
zejména je nesmí zveřejňovat, šířit, či předávat dalším osobám mimo osoby
v zaměstnaneckém poměru se Zpracovatelem nebo jiným oprávněným osobám, jež jsou
zpracováním Osobních údajů pověřeny. Zpracovatel je povinen zajistit, aby také jeho
zaměstnanci a jiné oprávněné osoby dodržovali závazek mlčenlivosti. Tato povinnost
Zpracovatele trvá i po skončení tohoto smluvního vztahu. Zpracovatel je dále povinen
zachovávat mlčenlivost o bezpečnostních opatřeních přijatých k zabezpečení ochrany
osobních údajů, a to i po skončení tohoto smluvního vztahu.
5. Odpovědnost
5.1. Poruší-li Zpracovatel jeho povinnosti založené Smlouvou nebo Nařízením, odpovídá za
veškerou škodu jím zaviněnou. Zpracovatel odpovídá i za škodu způsobenou porušením
této Smlouvy zaměstnanci Zpracovatele.
6. Trvání Smlouvy
6.1. Tato Smlouva je účinná po dobu účinnosti smlouvy, jejíž je tato Smlouva přílohou.
6.2. V případě jakéhokoliv ukončení této Smlouvy či ukončení zpracování Osobních údajů je
Zpracovatel povinen provést likvidaci Osobních údajů, které mu byly poskytnuty na
základě této Smlouvy.
6.3. Odesílatel bere na vědomí, že Zpracovatel je oprávněn si dané Osobní údaje Příjemců
uchovávat po dobu 3 let od jejich vložení do Informačního systému za účelem obrany jeho
práv a povinností. Takové uchování umožňuje čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Proti
takovému zpracování má Příjemce dle čl. 21 Nařízení vznést námitku na kontaktní adresu
Zpracovatele privacy@zasilkovna.cz